4de editie van het BiSL-framework boek

In het werkveld van automatisering, IT en informatievoorziening komen we 3 termen tegen die geregeld naast elkaar en door elkaar gebruikt worden: Functioneel beheer, BiSL en Business informatiemanagement (BIM). Maar hoe zit dat eigenlijk, wat is wat?

Business informatiemanagement

Elke organisatie (business) wordt aangestuurd door een persoon, team, afdeling o.i.d.:  het business management. Een zoals dit business management portefeuillehouders heeft voor de essentiële aspecten geld en personeel, te weten Financiën en HR, zal er vaak ook een portefeuillehouder voor de informatievoorziening zijn en dit noemen we Business informatiemanagement: BIM. Waar de IT-afdeling en externe IT-leveranciers de aanbieders van IT zijn, vormt BIM de vraagkant en opdrachtgever van IT. Bij BIM gaat het dus niet om de IT (informatietechnologie) zelf, maar om de IV: de informatievoorziening. BIM bepaalt: wat zijn onze behoeften aan informatie, welke informatievoorziening hebben we wanneer nodig, hoe financieren we dat en hoe gebruiken we dat. Anders geformuleerd: BIM vormt de schakel tussen de business ( de vraagkant) en de IT-dienstverleners (de in- en/of externe aanbodkant).

De hoofdtaken van BIM zijn:

·       het onderkennen van behoeften of vragen binnen de gebruikersorganisatie;

·       het vertalen van deze behoeften naar aanbod of oplossingen door middel van nadere invulling of verandering van de informatievoorziening;

·       het onderkennen van kansen en bedreigingen op het gebied van IT (producten, ontwikkelingen) en gegevens/informatie (binnen of buiten de organisatie);

·       het vertalen van dit aanbod naar te maken keuzes ten aanzien van nadere invulling of verandering van de informatievoorziening en eventuele consequenties voor de procesuitvoering;

·       het vaststellen en geven van opdrachten aan de IT-dienstverleners en het managen, bewaken en evalueren van de uitvoering (de levering of supply) hiervan;

·       het zorgen dat de nieuwe of aangepaste informatievoorziening goed landt in de gebruikersorganisatie.

BiSL

Om het werkveld van BIM in kaart te brengen en te beschrijven, is BiSL ontwikkeld: een proces-framework. BiSL beschrijft alle processen die een rol spelen binnen het aandachtsgebied van BIM: welke processen zijn er, waar bestaat het proces uit, wat zijn de belangrijkste onderwerpen die een rol spelen in het proces, wat zijn de activiteiten en resultaten (producten) van het proces en wat zijn de in- en externe relaties van het proces en de onderlinge relaties tussen de processen. BiSL biedt zo inzicht in: wat is BIM? Daarmee vormt BiSL de basis voor de inrichting van BIM: aan de hand hiervan krijgt de organisatie een middel in handen om te bepalen: wat moeten we wel of niet doen op het gebied van BIM en waar beleggen we het, maar ook voor verdere professionalisering.

BiSL beschrijft echter wel het “wat”, maar niet het “hoe”,” waar”, wanneer” of “wie”. Deze overige aspecten zullen namelijk altijd situationeel bepaald zijn. Eén en ander hangt af van o.a. het belang en de omvang van de informatievoorziening, de omvang van de organisatie, de macht van de beslissers, de sturingsmogelijkheden, de status en omvang van IT. Bij een kleine gemeente lopen de hazen anders dan bijvoorbeeld bij een vliegtuigbouwer, een ziekenhuis, een scholengemeenschap, een geheime dienst of een organisatie die nieuwe medicijnen ontwikkelt. Sterker nog: binnen één organisatie zal de sturing op de informatievoorziening per organisatieonderdeel er vaak verschillende uitzien: bij HR waarschijnlijk anders dan bij Logistiek en bij Financiën weer anders dan bij Marketing. Op het ene punt ligt de sturing wellicht centraal en hoog in de organisatie en op het andere wellicht centraal bovenin.

Functioneel beheer

BIM kan dus op verschillende wijzen in de organisatie worden belegd en ingericht.  Toch zijn er wel enkele rol- en functiebenamingen die we vaak tegen komen binnen het BIM-domein. Enkele voorbeelden hiervan: functioneel beheerder, CIO (chief information officer), informatiemanager, informatieanalist, informatiearchitect, servicelevelmanager, gebruikersondersteuner, key-user, acceptatietester…..

Specifiek gaan we hier in op de term functioneel beheerder. Zoals eerder aangegeven kent het BIM-domein en daarmee het BiSL-model een keur van processen. Binnen BiSL zijn de processen ingedeeld in drie niveaus: uitvoerend, sturend en richtinggevend. Respectievelijk is de scope: wat zijn de dagelijkse activiteiten, waarop sturen we de komende periode en waar willen we op termijn staan.

1.     De activiteiten op uitvoerend operationeel niveau (het dagelijkse werk) wordt veelal aangeduid met de term functioneel beheer. Kerntaken zijn o.a. het op het gebied van de informatievoorziening ondersteunen en opleiden van eindgebruikers, het bewaken van de inhoud van de informatievoorziening (i.c. de gebruiksgegevens/data ), de dagelijkse aansturing van en afstemming met IT, het specificeren van wensen en eisen op het gebied van IV en IT, het accepteren van aangepaste en nieuwe producten.  Binnen functioneel beheer komen we rollen tegen als functioneel beheerder, gebruikersvertegenwoordiger  en keyuser.

2.     Op sturend niveau (scope: komende periode) komen we rollen tegen als teamleider functioneel beheer maar ook: systeemeigenaar, informatiemanager…

3.     Op richtinggevend niveau (de langere termijn) zien we rollen als informatiearchitect, CIO.

Vaak wordt de term Functioneel beheer gelijk gesteld met BIM (en met het aandachtsgebied van BiSL), maar dat zou de werkelijkheid geweld aan doen. Kort door de bocht: functioneel beheer gaat over het operationele/uitvoerende deel van BIM, maar dekt niet de sturende/tactische en de richtinggevende/strategische aspecten af.  Deze laatste  aspecten worden juist weer beter afgedekt door de term Informatiemanagement.