Kanban implementeren via gerichte training - Een casestudie
Inleiding
Een grote Nederlandse bank transformeert naar een meer wendbare, klant- en waarde gerichte manier van werken. Daarbij ligt de focus op het laagdrempelig verbinden van de strategie van de organisatie aan de operationele uitvoering in de (ontwikkel)teams. De werkwijze van deze desbetreffende bank is geïnspireerd door, en bevat elementen van, Spotify Ontwikkelcultuur, het Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scale Scrum (LeSS). Deze werkwijze heet Simplify @ Scale.
De teams binnen de bank plannen en leveren op een vaste cadans waardoor het gemakkelijker wordt om afhankelijkheden te managen en onderlinge complexiteit te verminderen. De werkwijze van de teams is daarom voornamelijk gebaseerd op Scrum. Dit werkt goed en is, met name voor de software ontwikkelteams, gemakkelijk te implementeren. Echter, er zijn ook teams, die door het karakter van hun werk, zoeken naar aanvullingen op de Scrum werkwijze om te zorgen dat ook zij efficiënt en betrouwbaar waarde kunnen leveren voor hun klant. Deze teams vullen hun werkwijze aan met Kanban-technieken en practices.
Oplossingen
Het werk wat teams in, bijvoorbeeld, HR, Risk en/of Finance afdelingen heeft vaker dan bij software teams een herhalend of juist onvoorspelbaar karakter, kan een lange doorlooptijd hebben of een afhankelijkheid van veel partijen buiten het team. Wat bij deze teams opvalt is dat het concept van Sprints niet goed voor ze werkt. Het is vaak niet mogelijk om werk in een periode van twee weken “vast te zetten” en te leveren wat aan de start van de sprint gepland was. Deze teams hebben bij uitstek baat bij een aanvulling met Kanban technieken die ze leren in de Pragmatic Kanban trainingen. Deze trainingen stelt teams in staat om te gaan met “onplanbaar” werk, grip houden op langlopende werkzaamheden, te sturen op “stop starting, start finishing” terwijl ze met behulp van hun eigen data in een zeer hoge mate van voorspelbaarheid waarde kunnen leveren.
Training
In de training ‘Pragmatic Kanban’ leren de deelnemers wat werken volgens Kanban inhoudt. Via een simulatie ervaren deelnemers de kracht van WIP limieten. Dit passen ze vervolgens op hun eigen situatie toe door stap voor stap een eerste versie van hun eigen bord te bouwen. We bespreken het belang van continu verbeteren en zien welke metrieken we vanuit het Kanban-bord daarvoor krijgen.
De combinatie van de theoretische onderbouwing en het direct toepassen op de eigen situatie zorgt ervoor dat de methode echt gaat leven.
Bij deze desbetreffende bank hebben we 5 groepen getraind, met in totaal 61 deelnemers. Dit waren merendeels Scrum Masters en Product Owners die de opzet van hun borden mee konden nemen naar hun eigen teams, als startpunt voor een overgang van Scrum naar Kanban of de aanvulling van Kanban practices op hun bestaande (Scrum) werkwijze.
Toekomst – Transformatie Binnen een grote Nederlands bank
Uitdagen van de werkomgeving
Binnen deze Bank is de werkwijze ondertussen in een fase waar het gaat over echt embedden in de organisatie. Simplify @ Scale is niet meer nieuw. Steeds meer organisatieonderdelen werken volgens Simplify @ Scale en de focus zal in de toekomst blijven op het end-to -end leveren van waarde aan de klant en het versimpelen van het voortbrengingsproces. De werkwijze blijft zich ontwikkelen: het hebben van technieken zoals geleerd worden in de Pragmatic Kanban training helpen de teams om met minimale afwijkingen van de standaard grote impact te maken op hoe ze waarde kunnen leveren.
Succesvolle kanban training pilot – Van Haren Group – Capgemini Academy & een Nederlandse bank
Bovenstaande transformatie is mogelijk gemaakt door de samenwerking tussen Capgemini Academy en een grote Nederlandse bank. De Agile User Group van deze bank heeft geïdentificeerd wat de toegevoegde waarde van Kanban zou kunnen zijn.
De Van Haren Group heeft samen met Capgemini Academy bekeken hoe een dergelijke training eruit zou moeten zien, specifiek ook voor desbetreffende bank. Van Haren heeft geschakeld met de auteurs en de Lead Agile van Capgemini Academy om er zeker van te zijn dat het accent op de juiste plaats zou liggen voor deze bank. Deze training is vervolgens met een eerste klas gepilot bij de Bank zelf. Na enkele kleine verbeteringen is de training verder met succes uitgerold bij bovengenoemde bank.