RASCI-methode in 3 minuten

De basis

De RASCI-methode is een participatieve aanpak die wordt gebruikt om organisaties te stimuleren in procesgericht denken en werken. De aanpak biedt een in de praktijk bewezen structuur en een concreet stappenplan voor het ontwikkelen en optimaliseren van processen en verantwoordelijkheden. Naast de representatie via het RASCI-model (figuur 1) wordt gebruik gemaakt van een gespecificeerd raamwerk, de 3-2-1 aanpak en het 8-stappenplan (figuur 2).

Kenmerkend is dat betrokkenen in de organisatie op een participatieve manier met elkaar in dialoog gaan, terwijl ze professioneel worden gefaciliteerd. Het is een stapsgewijs proces dat leidt tot een gedragen uitkomst die gegarandeerd voldoet aan de kaders die vooraf door het management zijn gesteld.

Figuur 1 Het RASCI-model: Proces en verantwoordelijkheden krachtig gecombineerd.

Wat betekent RASCI?

RASCI is een acroniem, waarbij de letters staan voor de verschillende rollen die mensen in een proces kunnen hebben. Responsible, Accountable, Supporting, Consulted en Informed.

Samenvatting

De RASCI-methode werkt vanuit de overtuiging dat er in elke organisatie meer potentieel zit en dat je met de juiste mensen aan tafel kunt bereiken wat je wilt.
Op basis van jarenlange ervaring met procesmanagement is de RASCI-methode ontwikkeld en herhaaldelijk verfijnd. Het stelt organisaties in staat om op een professionele manier gefaciliteerd te worden met de gewenste verandering. Het veranderingsproces wordt gefaciliteerd door gekwalificeerde consultants die managers, proceseigenaren en medewerkers begeleiden bij de gewenste verandering.

Op deze manier wordt procesgericht denken en werken in organisaties gestimuleerd:

– Door uit te gaan van Rijnlandse principes waarin vakmanschap, vertrouwen en verbinding centrale waarden zijn.

– Door expertise op het gebied van risicomanagement, procesmanagement en verbetermanagement te bundelen.

– Door medewerkers een sleutelrol te geven bij het doorvoeren van veranderingen, zodat de verandering niet wordt opgelegd maar van binnenuit tot stand komt.

Op deze manier wordt de collectieve intelligentie binnen de organisatie geactiveerd en worden mensen gefaciliteerd en geactiveerd om te doen wat nodig is.

Het management bepaalt de strategische richting en uitgangspunten door middel van de strategische doelstellingen en te gebruiken kaders. Om de strategische doelstellingen te bereiken, wordt beoordeeld of het huidige bedrijfsmodel nog geschikt is. Door middel van multidisciplinaire teams worden zowel het bedrijfsmodel als de processen op detailniveau beoordeeld, op elkaar afgestemd en verbeterd. Gekwalificeerde consultants faciliteren deze interactieve sessies waarin eigenaarschap en de gewenste werkwijze worden bepaald en geïmplementeerd binnen de betreffende organisatie. Hierdoor ontstaat een effectieve en efficiënte werkwijze die past bij de gekozen strategische richting. Op deze manier wordt de beschikbare kennis en ervaring op alle niveaus optimaal verbonden en ingezet (figuur 2).

Figuur 2 De RASCI-methode: Verbinding tussen strategie en operatie.

Het businessmodel

Alle processen die nodig zijn om de strategie van de organisatie te realiseren worden weergegeven in het bedrijfsmodel. Dit omvat de management-, ondersteunings-, primaire en verbeterprocessen.
Het biedt iedereen binnen en buiten de organisatie een compleet overzicht van alle processen en hun onderlinge afhankelijkheid.

Figuur 3 Het bedrijfsmodel.

Het RASCI-model

Het RASCI-model (figuur 1) combineert op een compacte manier de beschrijving van een bedrijfsproces met de verantwoordelijkheden die bij elke stap horen. Voor elk bedrijfsproces staat op één pagina het doel, de scope en alle benodigde activiteiten en beslissingen om het betreffende doel te bereiken. De bijbehorende RASCI-rollen worden voor elke stap in hetzelfde overzicht gedefinieerd, zodat het voor alle betrokkenen in één oogopslag duidelijk is hoe ze moeten samenwerken om het gewenste resultaat te bereiken.

Doelgroep

De RASCI-methode kan overal worden gebruikt waar mensen samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken en kan in elk type organisatie worden toegepast.
Typische gebruikers van de RASCI-methode zijn:
– Leiders en managers op alle niveaus.
– Procesmanagers en proceseigenaars.
– QHSE-managers (kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu).
– Adviseurs voor informatiebeveiliging (ISMS).
– Interne en externe facilitators van veranderingsprocessen.
– Iedereen die betrokken is bij het modelleren en verbeteren van processen.
– Iedereen die betrokken is bij de ontwikkeling en implementatie van managementsystemen.
– Organisatieadviseurs en -trainers.
– Studenten en stagiairs, bestuurskunde en bedrijfseconomie.

Reikwijdte en beperkingen

Door middel van de RASCI-methode wordt een systematische verbinding gemaakt tussen de strategie van de organisatie, het bijbehorende businessmodel en het ontwerp van de relevante bedrijfsprocessen. Door de participatieve manier van werken wordt het resultaat gedragen door alle betrokkenen en gaat de gewenste verandering direct van start.

Sterke punten

– Beknopte en begrijpelijke presentatie van bedrijfsprocessen.

– Duidelijkheid over de gewenste werkwijze.

– Duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

– Breed draagvlak voor de gewenste verandering.

– Sneller reageren op veranderende omstandigheden.

– Betere samenwerking tussen medewerkers van verschillende afdelingen.

– Inzicht in de relaties tussen de bedrijfsprocessen.

– Eenvoudig voldoen aan internationale normen zoals: ISO 9001 (kwaliteit), 14001 (milieu), 45001 (beveiliging) en 27001 (informatiebeveiliging).

Beperkingen

Hoewel de RASCI-methode eenvoudig te begrijpen is en gebaseerd is op eenvoudige principes, waardoor deze uiterst krachtig is wanneer deze correct wordt gebruikt, is een juiste toepassing van de RASCI-methode ook van cruciaal belang.
– De RASCI-methode moet goed onderwezen, begeleid en in de praktijk ervaren worden voor een optimale toepassing en acceptatie binnen de organisatie.
– Voor een maximaal effect moet tegelijkertijd een top-down en bottom-up benadering worden toegepast om ervoor te zorgen dat strategie en operatie op de juiste manier samenkomen.
– Het is essentieel om de juiste mensen op het juiste moment bij elk bedrijfsproces te betrekken. Zowel op management-, tactisch als operationeel niveau.
– Alle betrokkenen moeten vooraf een training krijgen om hen bewust te maken van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die ze zullen hebben bij het toepassen van de RASCI-methode.
– Het topmanagement moet bereid en in staat zijn om vanuit kaders te sturen.

Relevante websites

Consultancy en training: RASCI Methode B.V. – www.rascimethode.nl (Nederlands en Engels)

Software: INBISCO management systems B.V. – www.inbisco.nl (Nederlands en Engels)