Kanban in 3 minuten

Kanban biedt kennisteams een manier om hun werk te beheren door middel van visualisatie, het beheren van de werkstroom en voortdurende verbetering. Kanban, dat sterk beïnvloed is door Lean, is een geweldige aanvulling voor agile teams en organisaties om beter te beheren hoe waarde wordt geleverd aan de klant.

Kanban is een verzameling praktijken die helpt om structuur aan te brengen in teams. Dit helpt om de chaos die hen omringt te organiseren door de behoefte aan prioritering en focus duidelijk te maken. Het is een manier om problemen in het werkproces bloot te leggen en te identificeren, zodat teams ze kunnen oplossen om sneller, frequenter en voorspelbaarder te leveren.

Kanban is een manier om Lean denken in de praktijk te brengen. Door het werkproces transparant te maken en het aantal werkitems waaraan gewerkt wordt actief te beheren.

De Kanban-praktijken zijn

– Visualiseer alles wat relevant is om te begrijpen hoe het werk stroomt: ons proces, de werkitems, metrics en afspraken rond hoe we samenwerken. Transparantie helpt bij het creëren van een gedeeld begrip en focust discussies op welke problemen we moeten oplossen. Kanban-borden visualiseren hoe het werk door het team stroomt.

– De werkstroom beheren. Niet al het werk kan vooruit gepland worden. Kleine verstoringen kunnen leiden tot grote vertragingen. Door knelpunten te beheersen, wachttijden te verkorten en ons actief te richten op wat het belangrijkst is, kunnen we voorspelbaar leveren. Door deze praktijk krijgen teams inzicht in welk werk het belangrijkst is, hoe ze het snel en volgens belofte kunnen afleveren, zonder flexibiliteit van prioriteiten op te hoeven offeren.

– Werk in uitvoering beperken. Alleen al door het aantal taken in een team te beperken, kan een 60% snellere time-to-market worden bereikt. Door het aantal items waaraan tegelijkertijd wordt gewerkt te beperken, bereiken we belangrijke voordelen. In plaats van werk het team in te duwen, wordt nieuw werk ‘getrokken’ als er capaciteit is. Pas als er capaciteit is, wordt nieuw werk gestart. Dit vermindert wachtrijen, overbelasting van het team en wachttijd. Kanban-teams gebruiken vaak de zin ‘stop met beginnen, start met afmaken’ als hun mantra.

– Maak het procesbeleid expliciet. Transparantie rond de processen, afspraken en prioriteringsmechanismen helpt duidelijkheid te scheppen.

– Verbeter samen. Door het werk te bekijken en te verbeteren met de mensen die in de waardeketen zitten, verminderen we de suboptimalisatie van het team.

Teams profiteren van Kanban door hun huidige (leverings)werkwijzen te verrijken met Kanban werkwijzen. De huidige manier van werken is altijd het uitgangspunt voor de invoering van Kanban. Dit garandeert een eenvoudig aan te nemen en pragmatische manier om het waardeleveringsproces voor teams en uiteindelijk organisaties te ontwikkelen.

Kanban kan aanzienlijke voordelen opleveren als een of meer van de volgende beweringen waar zijn:

– Het team heeft meer werk dan tijd (overbelast)

– Het is niet altijd duidelijk wie waaraan werkt

– Het team krijgt altijd laat of onvoorspelbaar feedback

– Behoefte aan meer samenwerking en kennisdeling (veel eilanden met veel kennis)

– Er wordt veel aan gewerkt, maar er wordt weinig bereikt door steeds wisselende prioriteiten

– Het is onduidelijk welke activiteiten bijdragen aan de organisatiedoelen

– Slecht gepland, zeer urgent werk

– Meerdere projecten met veel belanghebbenden gaan door hetzelfde team

Delen van de organisatie die Kanban-praktijken meestal implementeren:

– IT-teams doen meer dan alleen nieuwe productontwikkeling

– Marketing, HR, Bedrijfsvoering, Financiën, Controle, Juridisch, Verkoop

– DevOps, IT-operatieteams

– Beveiligings-, architectuur- en BI-teams (hoog expertiseniveau)

Kanban heeft zijn basis in Lean en is verrijkt met agile praktijken. Hoewel de methode in het beginstadium vooral werd gebruikt in IT-operaties (zoals DevOps-omgevingen), wordt hij nu toegepast in veel gebieden van organisaties, zoals marketing, HR, juridische zaken en verkoop. Zowel op teamniveau als op programma- en portfolioniveau van de organisatie.